Meestal is tussen werkgever en werknemer een vaste arbeidsomvang afgesproken, maar in sommige situaties is het handig om af te spreken, dat als een werknemer in een bepaalde periode meer of minder uren maakt dan afgesproken in de arbeidsovereenkomst, deze min-uren ingehaald moeten worden of dat voor deze extra uren verlof opgenomen kan worden door de werknemer. Een saldo aan min-uren zal gedurende een dienstverband minder snel tot problemen leiden dan wanneer de arbeidsovereenkomst eindigt (of wordt beëindigd).
Mag een werkgever in dat geval een eventueel saldo aan min-uren verrekenen met de eindafrekening?
Of dat mag hangt af van een aantal omstandigheden. De kernvraag daarbij is of de min-uren die zijn opgebouwd voor rekening van de werkgever komen of niet? Daarbij is ook van belang hoe de min-uren zijn ontstaan en of er in de cao of arbeidsovereenkomst expliciete afspraken zijn gemaakt over min-uren. De lijn in de rechtspraak is dat de werkgever de verantwoordelijkheid heeft om een werknemer op het saldo aan min-uren te wijzen en hem/haar in de gelegenheid te stellen deze min-uren in te halen (ook voor het einde van het dienstverband) en dat is precies waar het bij de meeste werkgevers misgaat. Zij wijzen de werknemer niet (voldoende) op het ontstaan van de min-uren en wijzen daarnaast de werknemer (onvoldoende) erop dat deze uren ingehaald moeten worden.
De overweging van de rechtbank Noord-Holland in de uitspraak van de kantonrechter Haarlem van 9 september 2020 is dan ook klip en klaar:
“De kantonrechter stelt voorop dat het de verantwoordelijkheid van de werkgever is dat het overeengekomen aantal uren gewerkt wordt en het op de weg van de werkgever ligt om de werknemer aan te spreken op het maken van te weinig uren (volgens ECLI:NL:RBGRO:2011:BU9709 en ECLI:NL:RBMNE:2016:2341). Daarnaast dient de werkgever de werknemer tegen het einde van de arbeidsovereenkomst aan te bieden de te weinig gemaakte uren in te halen. Uit lid 5 van artikel 2.12 van de cao volgt immers dat in de situatie waarin een werknemer min-uren heeft opgebouwd en de arbeidsovereenkomst eindigt, het aan de werkgever is om de werknemer in te roosteren en arbeid aan te bieden totdat de einddatum van de arbeidsovereenkomst is bereikt. Het ligt derhalve op de weg van [werkgever] om aan te tonen dat de gemaakte min-uren voor rekening van [werkneemster] komen. Niet gesteld, noch gebleken is waarom dit het geval zou zijn. Nu op dit punt onvoldoende is gesteld dan wel is onderbouwd, zal de kantonrechter de vordering tot verrekening van de min-uren met het achterstallig loon afwijzen.”
In dit geval spelen ook de afspraken uit de toepasselijke cao daarin een rol, maar de lijn is (zoals dat ook volgt uit de door de kantonrechter genoemde uitspraak van de kantonrechter Groningen) dat de werkgever een grote verantwoordelijkheid heeft de werknemer nadrukkelijk te wijzen op de min-uren en de eventuele gevolgen daarvan als deze niet worden ingehaald.
Kortom: als werkgever doe je er verstandig aan een goed tijdregistratiesysteem te hebben en de overzichten van eventuele min-uren periodiek (bij voorkeur maandelijks) aan de werknemer te sturen én de werknemer regelmatig (schriftelijk) te verzoeken deze uren in te halen op een later tijdstip (met een concreet aanbod). Doet een werkgever dat niet (voldoende), dan kan het min-saldo in principe niet op de eindafrekening van een vertrekkende werknemer worden ingehouden. Is er nog iets niet duidelijk, neem dan gerust contact op.